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合肥市中医保健研究公章使用管理制度
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公章作为研究会的标志,代表研究开展业务活动的权威印记,代表研究会《章程》所载有的权利,理事长是研究会的法定代表人,对研究会的一切事务负法律责任,公章是研究会最高权利的体现,代表研究会交流的证明。在公章正式启用之前,应由秘书处填写“社会团体机构印章备案表”,报请市民政局社团登记管理处备案。基于此为加强研究会的自身管理和健康发展,特制定本制度。

 

一、印章的使用范围

1、公章使用:以研究会名义签发的文件、文书,包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等,代表研究会对外工作联系的介绍信,需证明的各类材料,各项合同、项目、协议、授权书、承诺书及其它需要的签章等。

2、其它情况需加盖公章时,必须由理事长签字批准。

 

二、印章的使用要求

1、凡在红头文件、账目款项、重要数字、以研究会名义发布信息与研究会的各类合同、项目协议、授权书、承诺书等重要材料上加盖公章的,必须由研究会理事长签字后,方可盖章。

2、凡涉及个人事项需加盖公章的材料,须经理事长办公会讨论通过,方可加盖公章。

3、凡涉及到财务、人事、报酬等内容的各类型报表、报告、申请、便函、介绍信等必须由协会理事长签字后盖章,否则不予盖章。

4、一般报送材料、便函、需加盖公章的,审核材料须经理事长签字同意后,方可盖章。

5、单位介绍信盖章时均应由理事长批准;介绍信由办公室统一编页,存根由专人保管存档。

6、公章禁止带出本研究会办公室外使用,如因特殊需要,必须经理事长同意后,方可带出。公章带出时间,借用人仅限于将公章用于申请事由,并对公章的使用后果承担一切责任。

7、对一些行文不规范(字迹潦草,有明显涂、改痕迹,表达不清,落款单位不明等)的文档,拒绝加盖公章。

8、本研究会印章一律不得在空白纸页上使用,严禁在空白的纸张、表格、信函、证件等上面加盖研究会行政章或业务专用章,如财务专用章、合同专用章等。严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信,如遇特殊情况,必须提出书面申请,经理事长签字同意后,方可使用公章。

9、凡启用公章,经办人都要先出示理事长签字,然后认真填写公章启用登记表,经办人在“公章启用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项,公章管理人员进行审核,严格按文件核准印数加盖公章,确保无误后方可盖章。

10、特殊情况急需使用公章的,由公章使用人注明事由,并向理事长请示同意后可先行用章,但公章使用人应在事后及时补办手续。

11、负责管理公章人员必须认真负责、严格管理,按照管理程序办事,应当认真核对有关内容,使用人所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的,不予用章。

12、规范使用印章,做到“齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章的下面);盖章时用力要均匀,落印要平衡,印泥(油)要适度,保证印迹端正、清晰。

13、有下列情况之一者,公章必须停用:单位或研究会名称变动;公章使用损坏;公章遗失或被盗,需声明作废。

14、经上级主管机关批准停止使用的公章由研究会办公室或秘书处封存,或送相关部门销毁,不得私自处理。

  

 三、印章的保管

1、本研究会所有公章均由专人(秘书长)负责管理,未经理事长批准不得私自转交他人代管,保管人员要建立“公章启用登记表”,按照规定程序使用,严禁私自交于他人。

2、保管人需负责对印章保管的安全,公章存放在指定安全的地方,严禁擅自携带外出。

3、公章保管人因事离岗时,须由理事长指定人员暂时代管,以免贻误工作;公章专管员外出,移交公章时,须由理事长同意。

4、保管人需负责对印章的保管,使用中达到干净、字迹清晰、色调鲜艳。

5、保管人因工作需要调离,应在理事长的指导下办理公章交接手续。

6、公章遗失应及时上报,对外登报作废。

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                                            2016年8月16日

 


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